Pedidos

Los pedidos de Tribu representan el proceso de tramitación y activación de los productos ofrecidos a clientes, así como registrar incidencias o reportar cada cambio realizado.

Un pedido permite hacer un seguimiento de cada producto a contratar, en forma de líneas de pedido individuales. Las líneas de pedido pueden almacenar información de suministro, como numeraciones o una dirección de instalación, y pueden necesitar de un proceso de tramitación según su configuración en el catálogo de productos.

Un pedido registra los datos de un cliente y una serie de productos a contratar, pero también puede incorporar otros datos como:

• Archivos relacionados
• Incidencias
• Cambios en el proceso
• Datos de suministro (numeraciones, códigos CUPS, pólizas...)
• Contratos

Todos los pedidos de Tribu siguen el mismo proceso, desde la creación hasta la activación o cancelación de sus líneas. Un pedido posee los siguientes estados:

Borrador

Todos los pedidos empiezan como un borrador, sin numeración ni datos almacenados. Aquí es donde el usuario debe indicar un cliente y añadir al menos un producto del catálogo. Una vez hecho esto, el pedido se puede publicar.

Publicado

Cuando un pedido se publica, ya no es posible cambiar el cliente o modificar la oferta de productos seleccionada. En este caso, se deben cumplimentar todos los datos necesarios para la tramitación-- numeraciones, direcciones de instalación, o datos obligatorios del cliente.

Es aquí donde se puede enviar una solicitud de cumplimentación al cliente final para que indique toda la información de las líneas.

Presentado

Al presentar un pedido, se generan los contratos correspondientes para su posterior firma. Para proceder, es necesario firmar los contratos marcados como obligatorios.

También es necesario aprobar el pedido por parte de un usuario con permisos para ello. Esta aprobación es necesaria para pasar a la siguiente etapa.

En algunas distribuciones, es posible hacer que esta fase sea completamente automática al no disponer de contratos obligatorios, y no requerir aprobación.

Una vez que el pedido cumpla todos los requisitos de esta etapa, pasará automáticamente a la fase Confirmado.

Confirmado

Los pedidos confirmados ya pueden tramitar cada una de sus líneas. A partir de aquí, un usuario com permisos de tramitación puede avanzar el estado de cada una de las líneas de pedido marcadas como tramitables.

Aquí es donde los pedidos colaborativos son compartidos con el gestor de la distribución. Una vez se llega a esta etapa, ya no es posible retroceder en el estado de pedido.

Procesando

Se aplica automáticamente cuando, al menos una de las líneas empieza con el proceso de tramitación. Los pedidos mantienen este estado hasta que todas las líneas hayan sido activadas o canceladas.

Finalizado

Una vez que todas las líneas han llegado a un estado final, el pedido se considera finalizado y el proceso ha terminado.

Es importante aclarar que este estado sólo indica que la tramitación ha terminado-- es posible que algunas de ellas hayan sido canceladas sin llegar a ser activadas.

Cancelado

Ocurre cuando todas las líneas de un pedido pasan al estado cancelado. Si al menos una de las líneas ha sido activada, el pedido tendrá el estado Finalizado de forma habitual.

Una vez que un pedido ha llegado a la fase presentado, debe ser aprobado manualmente para pasar a la siguiente etapa (confirmado).

Esto, involucra la aprobación manual por parte de un usuario con permisos para ello-- también es posible automatizar este proceso, indicando dicha configuración en la distribución del pedido.

Los pedidos poseen un sistema de incidencias que permite hacer un seguimiento de problemas o asuntos que requieran la atención del comercial y del personal de back office.

Cuando se crea una incidencia, el pedido se marca con un estado especial para ayudar en el filtrado de los listados y para identificarlos con facilidad. Este estado de incidencias se mantendrá mientras haya al menos una incidencia abierta en un pedido.

Cada incidencia dispone de un sistema de comentarios, donde es posible contestar a las dudas y preguntas entre comercial y administrador. Una vez se considera resuelta la incidencia, se puede marcar como cerrada.

Un pedido puede disponer de uno o más contratos para firmar, de acuerdo con la configuración de su distribución.

Los contratos de un pedido se generan automáticamente cuando el pedido es presentado. Es decir, cuando se han reunido todos los datos de cliente y se ha especificado toda la información requerida por sus líneas.

Cuando se genera un contrato, se crea una copia del modelo de contrato y a partir de ahí no es posible modificar la información reflejada en él. Esto se debe a que los contratos son documentos legales y no pueden ser alterados de forma retroactiva. Si hubiera algún error en el contrato, se tendría que crear una copia a partir del mismo modelo.

Dentro de un pedido, un contrato puede ser obligatorio u opcional. Los contratos obligatorios deben ser firmados para que un pedido pueda pasar a la fase Confirmado y que sus líneas sean tramitadas, mientras que los contratos opcionales pueden ser ignorados completamente.

Para determinados productos del catálogo, las líneas de un pedido pueden generar automáticamente un servicio una vez son activadas.

Mientras que los pedidos representan el proceso de tramitación, los servicios sirven para hacer un seguimiento continuado de los productos ofrecidos al cliente.

Cuando una línea de pedido se activa, se creará automáticamente una ficha de servicio y se copiarán todos sus datos-- en el caso de los productos agrupados, se copiará todo el pack aunque las líneas restantes permanecerán inactivas hasta que alcancen el estado de activación.

Esto permite preservar la estructura de los packs en la sección Servicios, ya que se consideran indivisibles y deben trasladarse de forma íntegra.